Prazos de Arquivamento de Documentação Fiscal e Contábil

O contribuinte deverá manter em boa guarda e ordem, enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, todos os livros de escrituração obrigatórios por legislação fiscal específica, bem como os documentos e demais papéis que serviram de base para escrituração comercial e fiscal.

Existem, basicamente, três dispositivos legais relacionados ao prazo de guarda da documentação comercial e fiscal:

1) O artigo 195 do Código Tributário Nacional, que determina que os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os respectivos comprovantes dos lançamentos deverão ser considerados até o termo final de prescrição dos créditos tributários das operações a que se refiram.

2) O artigo 37, da Lei 9.430/1996 determina que os comprovantes de escrituração relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis futuros serão conservados até que a decadência do direito da Fazenda Nacional constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios.

3) O artigo 4do Decreto-Lei 486/1969 determina que o comerciante deve conservar em ordem enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes. Portanto muitos livros por serem também de natureza mercantil devem observar os prazos societários e da legislação comercial.

No âmbito fiscal, tais arquivos e documentos deverão ser apresentados à administração tributária, quando solicitado.

Para acessar uma tabela prática, contendo os principais documentos e prazos de guarda estabelecidos na legislação, acesse o tópico Guarda de Documentos – Tabela Prática, no Guia Tributário Online.

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Sigilo Fiscal: Receita Federal Abre Sindicância Sobre Acesso Indevido a Dados do Presidente

Em nota publicada em seu site, em 05.04.2019, a Receita Federal esclarece que abriu sindicância para apurar a quebra indevida de sigilo fiscal do Presidente da República Jair Bolsonaro e seus familiares, por 2 servidores do órgão.

Eis a íntegra da nota:

A Receita Federal informa que, após identificar o acesso a informações fiscais do Sr. Presidente da República e de integrantes de sua família por dois servidores, o órgão abriu sindicância para apurar as circunstâncias em que esse acesso foi realizado.

A sindicância concluiu que não havia motivação legal para o acesso e, por esta razão, a Receita notificou à Polícia Federal ao mesmo tempo em que iniciou procedimento correicional, visando apurar responsabilidade funcional dos envolvidos.

Inviolabilidade dos Escritórios Contábeis

Não são absolutos os poderes de que se acham investidos os órgãos e agentes da administração tributária, pois o Estado, em tema de tributação, inclusive em matéria de fiscalização tributária, está sujeito à observância de um complexo de direitos e prerrogativas que assistem, constitucionalmente, aos contribuintes e aos cidadãos em geral.

A administração tributária, por isso mesmo, embora podendo muito, não pode tudo.

Nenhum agente público, ainda que vinculado à administração tributária do Estado, poderá, contra a vontade de quem de direito, ingressar, durante o dia, sem mandado judicial, em espaço privado não aberto ao público, onde alguém exerce sua atividade profissional, sob pena de a prova resultante da diligência de busca e apreensão assim executada reputar-se inadmissível.

Desta forma, conclui-se que a invasão, por agentes fiscais, trabalhistas, previdenciários ou de outra área aos escritórios contábeis – sem respectiva autorização judicial, além de ilícito, permite concluir que as provas colhidas na “invasão” são nulas.

Base: STF/HC 93.050-RJ – julgamento em 10-6-2008, DJE de 1º-8-2008

Fonte: Conselho Regional de Contabilidade de Sergipe.

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Nota Pública às Declarações Ofensivas do Ministro Gilmar Mendes contra a Atuação da Receita Federal

O Sindifisco Nacional, entidade que representa os Auditores-Fiscais da Receita Federal, manifesta profundo repúdio e irresignação com as expressões pelas quais o ministro Gilmar Mendes – por meio de diversos veículos de comunicação – tem-se referido à Receita Federal e ao seu corpo funcional, nos últimos dias.

Temos assistido, atônitos, a um magistrado da mais alta corte do país proferir impropérios e acusações da maior gravidade sobre a instituição e seus Auditores-Fiscais, classificando-os por termos como “milícias”, “bando”, e jogando ao vento especulações vazias acerca da existência de “achaques” e de um suposto “mercado de dossiês”. Esse espetáculo deprimente contrasta com o papel e as responsabilidades de quem está investido do nobre encargo de zelar pelo respeito à Constituição Federal.

Sem nenhum lastro fático, Gilmar Mendes cria uma temerária narrativa de que a Receita Federal teria se transformado num órgão de “pistolagem” a serviço de juízes e promotores, referindo-se de maneira inusitadamente ofensiva ao Ministério Público Federal e aos magistrados responsáveis pelos julgamentos atinentes às operações Lava Jato e Calicute. Segundo o ministro, teria havido uma “encomenda” desses órgãos junto a Auditores-Fiscais, que estariam atuando à margem da lei e à revelia do órgão.

O pano de fundo para esses ataques é a adoção, pela Receita Federal, de uma metodologia específica para detecção de ilícitos tributários de Pessoas Politicamente Expostas – agentes públicos que desempenham cargos e funções públicas relevantes, assim como seus familiares e pessoas do seu entorno –, o que não raras vezes acaba levando Auditores-Fiscais a se depararem com delitos relacionados, destacadamente a lavagem de dinheiro e a corrupção. Saliente-se que, ao colocar em prática tal metodologia, a Receita Federal alinha-se com o padrão em vigor nas principais democracias do mundo, especialmente nos países da OCDE.

É um clamor constante da sociedade que o Fisco se dedique de maneira mais atenta ao combate às fraudes tributárias, ainda mais depois do aprendizado institucional decorrente da operação Lava Jato. Não interessa à sociedade uma Receita Federal que, enquanto demonstra rigor com as declarações de imposto de renda de pequenos contribuintes, passa ao largo dos radares das grandes movimentações financeiras.

Uma das iniciativas nessa direção foi justamente a criação de uma equipe especializada de seleção, que levantou diversos indícios de irregularidades tributárias em torno de agentes públicos, inclusive algumas Pessoas Politicamente Expostas. Ao contrário do que insinuou Gilmar Mendes – sem apresentar, aliás, a mais ínfima prova – não se trata de um “bando” ou “milícia institucional” destinada a perseguir e “achacar” alvos selecionados por suas predileções ideológicas ou por seu posicionamento crítico à Lava Jato.

Trata-se de um grupo técnico que seleciona contribuintes por parâmetros estritamente objetivos. Para entrar na polêmica lista de 134 nomes, por exemplo, o contribuinte tinha que atender cumulativamente os seguintes critérios: ser agente público; possuir patrimônio familiar superior a 5 milhões de reais; ter declarado possuir em espécie mais de 100 mil reais; ter recebido em suas contas (ou de seu cônjuge) mais de 2,5 milhões de reais de lucros e/ou dividendos por participação societária em empresas; e ter apresentado em sua declaração de rendimentos inconsistências graves com os dados declarados por tais empresas (omissão de valores, movimentação financeira incompatível, etc.). Convenhamos, não são critérios triviais para um agente público.

Foi assim que nasceu a apuração preliminar envolvendo o ministro Gilmar Mendes e pessoas físicas e jurídicas a ele relacionadas. É fato que, no que concerne à deplorável quebra de sigilo, o ministro tem todo o direito de expressar sua indignação. No entanto, não é isso o que temos visto nos últimos dias. A inconformidade inicial com o vazamento transformou-se numa sanha incontida contra o trabalho sério e exemplar da Receita Federal, levando o ministro a desferir genericamente gravíssimos insultos contra o conjunto dos Auditores-Fiscais.

É incompreensível que Gilmar Mendes não se veja como um contribuinte comum, como qualquer outro brasileiro, suscetível de ter seu patrimônio e rendas verificados pela Receita Federal. Afinal, qual o contribuinte que, ao receber uma intimação, convoca diretamente o secretário da Receita Federal para lhe dar explicações? Segundo o próprio ministro, quando o IDP (empresa da qual é sócio) foi intimado, chamou Jorge Rachid ao seu gabinete. Este lhe teria dito que o Auditor-Fiscal responsável pelo procedimento era ligado à operação Calicute, e que isso já o deixara “advertido”.

Seria isso normal? O contribuinte ministro do STF provoca a presença do secretário da Receita Federal em razão de uma intimação recebida por sua empresa; o secretário da Receita comparece e lhe dá explicações, e ainda lhe passa uma informação sensível, advertindo-o que se tratava de um Auditor-Fiscal integrante de uma força-tarefa que investigava pessoas que, como mais tarde revelou a imprensa, possuíam vínculos com o ministro (como Jacob Barata, de cuja filha Gilmar foi padrinho de casamento).

Tratando-se de Gilmar Mendes, nada segue o rito convencional. Valendo-se da condição de ministro da mais alta corte do país, avisou, sem papas na língua, que pretende extinguir a área da Receita Federal que ousou lhe investigar. E para tanto, iniciou uma série de reações, com ofícios a diversos órgãos, buscando a inversão da lógica, para que o órgão de fiscalização passe a ser fiscalizado. No último domingo, o Estadão trouxe à tona uma articulação de Gilmar Mendes junto a um grupo de parlamentares, na tentativa de convencê-los a apresentar um projeto de lei para limitar a atuação da Receita Federal, sabidamente um dos alicerces da Lava-Jato e de outras operações. Ora, se há necessidade de alterar a Lei para amordaçar a Receita Federal, é porque sua atuação hoje está plenamente dentro da Lei.

Ao mesmo tempo em que é censurável o vazamento de informações fiscais sigilosas, é igualmente condenável qualquer tentativa de criminalizar – de forma generalizada – o papel da Receita Federal e o trabalho dos Auditores-Fiscais. São graves as acusações do ministro Gilmar Mendes quando afirma ter “certeza de que há muitos empresários sendo achacados por fiscais”. Se existe, de fato, essa certeza, é obrigação do acusador apresentar as provas e apontar nominalmente os responsáveis.

Também é incabível e ilógico aceitar que o cometimento de um delito – o vazamento de informações sigilosas – sirva de justificativa para anular qualquer investigação fiscal que aponte indícios de outros crimes. Em ambos os casos, é imprescindível dar prosseguimento às investigações, garantindo, no momento oportuno, o exercício do direito constitucional do contraditório e da ampla defesa.

O Sindifisco Nacional, com a mesma contundência com que repudia a quebra de sigilo fiscal, está empenhado em resguardar a Receita Federal e suas autoridades de qualquer tentativa de censura, intimidação ou desconstrução. Os Auditores-Fiscais continuarão emprestando ao país a sua capacidade técnica para identificar ilícitos tributários e aduaneiros, bem como outros crimes a eles relacionados, sem jamais enveredar pela via da perseguição pessoal ou pela formação de conluios institucionais.

Fonte: site SINDIFISCO – 28.02.2019

STJ: Não recolhimento de ICMS pode caracterizar crime

Nos casos de não repasse do ICMS aos cofres públicos, configura-se o crime previsto no artigo 2º, inciso II, da Lei 8.137/90, quando o agente se apropria do valor referente ao tributo, ao invés de recolhê-lo ao fisco.

A diferença entre o mero inadimplemento fiscal e a prática do delito, que não se vincula à clandestinidade ou não da omissão no repasse do ICMS devido, deve ser aferida pelo simples dolo de se apropriar dos respectivos valores, o qual é identificado pelas circunstâncias fáticas de cada caso concreto.

Com esse entendimento, a Terceira Seção do Superior Tribunal de Justiça (STJ) negou habeas corpus a dois empresários que alegaram que o não recolhimento de ICMS em operações próprias, devidamente declaradas ao fisco, não caracterizaria crime, mas apenas inadimplemento fiscal.

“O fato é típico e, em princípio, não há causa excludente da ilicitude, impondo-se ressaltar que o dolo de se apropriar há de ser reconhecido com base no substrato probatório obtido após a instrução criminal”, fundamentou o relator do caso, ministro Rogerio Schietti Cruz.

No caso analisado, os impetrantes deixaram de recolher, no prazo legal, na qualidade de sujeitos passivos da obrigação tributária, o valor do ICMS cobrado do adquirente que os seguia na cadeia de produção.

O Tribunal de Justiça de Santa Catarina considerou configurado o crime previsto no artigo 2º, inciso II, da Lei 8.137/90, comumente chamado de apropriação indébita tributária, e reformou a sentença que havia absolvido sumariamente os réus.

No STJ, Rogerio Schietti justificou a necessidade de a seção analisar a situação tendo em vista decisões diferentes na Quinta e na Sexta Turma em casos de ICMS incidente em operações próprias e nos casos de substituição tributária.

A defesa afirmou que faltaria tipicidade formal no caso de não recolhimento do ICMS próprio, na medida em que não haveria substituição tributária, mas sujeição passiva tributária direta da pessoa jurídica.

Aspectos essenciais

O ministro destacou quatro aspectos essenciais para a prática do crime.

O primeiro deles é que o fato de o agente registrar, apurar e declarar em guia própria ou em livros fiscais o imposto devido não afasta a prática do delito, “visto que este não pressupõe a clandestinidade”.

O segundo e terceiro, defendeu Schietti, é que para a configuração do delito, o seu autor deve ser o agente que ostenta a qualidade de sujeito passivo da obrigação tributária. Não qualquer sujeito passivo, mas tão somente o que desconta ou cobra o tributo.

E o quarto e último aspecto é que a conduta seja direcionada pelo dolo de se apropriar do tributo devido (requisito subjetivo geral) que deveria ser recolhido ao fisco, circunstância esta a ser extraída dos fatos inerentes a cada caso concreto.

STJ – 28.08.2018 – HC 399109

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Filial Estrangeira no Brasil – Equiparação Fiscal

A legislação fiscal equipara as filiais, no Brasil, de pessoas jurídicas estrangeiras, às pessoas jurídicas domiciliadas no País, sujeitando-as à normas estabelecidas por esta legislação.

Desta forma, deverão as respectivas filiais, possuir, dentre outras obrigações, a escrituração contábil e fiscal e pagar o imposto de renda e demais tributos exigidos conforme as normas brasileiras vigentes.

Bases: Regulamento do Imposto de Renda – RIR/99, art. 147, II; II; Lei 4.131/1962, art. 42, Medida Provisória 2.158-35/2001, art 13, IV e art. 14, X.7 e Solução de Consulta Cosit 351/2017.

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Simples Nacional Tem Direito à Dupla Visita Antes de Autuação

A fiscalização das empresas optantes pelo Simples Nacional, no que se refere aos aspectos trabalhista, metrológico, sanitário, ambiental, de segurança e de uso e ocupação do solo das microempresas e empresas de pequeno porte deverá ter natureza prioritariamente orientadora, quando a atividade ou situação, por sua natureza, comportar grau de risco compatível com esse procedimento.

Será observado o critério de dupla visita para lavratura de autos de infração, salvo quando for constatada infração por falta de registro de empregado ou anotação da Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS, ou, ainda, na ocorrência de reincidência, fraude, resistência ou embaraço à fiscalização.

A inobservância do critério de dupla visita implica nulidade do auto de infração lavrado sem cumprimento ao previsto, independentemente da natureza principal ou acessória da obrigação.

Base: art. 55 e parágrafos da Lei Complementar 123/2006 (na redação dada pela Lei Complementar 147/2014).

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Fiscalização Trabalhista: Critério da Dupla Visita

Conforme dispõe a Instrução Normativa SIT 72/2007, o Auditor-Fiscal do Trabalho deverá verificar o porte econômico do empregador mediante consulta ao Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ, por intermédio do sistema informatizado AUDITOR, para averiguar a existência de condição de microempresa ou empresa de pequeno porte.

O Auditor-Fiscal dispensará às microempresas e às empresas de pequeno porte tratamento diferenciado, mediante a adoção do critério de dupla visita para a lavratura de autos de infração.

Conforme dispõe o art. 627 da CLT, o critério de dupla visita será observado também nos seguintes casos:

a) Quando ocorrer promulgação ou expedição de novas leis, regulamentos ou instruções ministeriais, sendo que, com relação exclusivamente a esses atos, será feita apenas a instrução dos responsáveis;

b) Em se realizando a primeira inspeção dos estabelecimentos ou dos locais de trabalho, recentemente inaugurados ou empreendidos.

Nota: Não se beneficiarão deste tratamento diferenciado quando constatada infração por falta de registro de empregado ou anotação da Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS, ou, ainda, na ocorrência de reincidência, fraude, resistência ou embaraço à fiscalização.

O critério da dupla visita está disciplinado pelo Regulamento da Inspeção do Trabalho, consubstanciado no inciso IV do art. 23 do Decreto 4.552/2002, in verbis:

“Art. 23. Os Auditores-Fiscais do Trabalho têm o dever de orientar e advertir as pessoas sujeitas à inspeção do trabalho e os trabalhadores quanto ao cumprimento da legislação trabalhista, e observarão o critério da dupla visita nos seguintes casos:

(…)

IV – quando se tratar de microempresa e empresa de pequeno porte, na forma da lei específica.”

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Negada Liminar a Auditores Fiscais Denunciados em Esquema de Sonegação

A presidente do Superior Tribunal de Justiça (STJ), ministra Laurita Vaz, negou pedido de liminar em habeas corpus impetrado por dois auditores fiscais da receita do Paraná, denunciados por participação em esquema criminoso que facilitava sonegação de impostos mediante pagamento de propina.

A organização criminosa foi desbaratada pela Operação Publicano da Polícia Federal, deflagrada em 2015.

Mais de 50 pessoas, entre auditores, empresários, advogados e contadores, estariam envolvidas em um esquema milionário no qual era exigida propina para anular ou reduzir o valor de multas.

No pedido de liminar em habeas corpus, os dois auditores, presos preventivamente em maio de 2016, alegaram excesso de prazo na formação da culpa em razão do processo estar estagnado há mais de sete meses, sem previsão para o início da instrução processual.

Prolongamento justificado

A presidente do STJ, entretanto, não reconheceu a presença do fumus boni iuris (evidência do direito alegado), pressuposto indispensável ao provimento de medida de urgência, nas alegações apontadas.

Segundo Laurita Vaz, a complexidade do processo, bem como o número de réus envolvidos, justifica um maior prolongamento da instrução criminal, sem que isso implique em ofensa ao princípio da razoabilidade.

“Somente configura constrangimento ilegal por excesso de prazo na formação da culpa, apto a ensejar o relaxamento da prisão cautelar, a mora que decorra de ofensa ao princípio da razoabilidade, consubstanciada em desídia do Poder Judiciário ou da acusação, jamais sendo aferível apenas a partir da mera soma aritmética dos prazos processuais”, concluiu a presidente.

STJ – 30.12.2016 – HC 383818

Contingências Fiscais, Contábeis e Trabalhistas: Como se Prevenir?

Contingência é a situação em que uma organização se expõe a risco, como por exemplo, quando deixa de observar requisitos legais (Código de Defesa do Consumidor, Legislação Fiscal, Trabalhista e Societária, etc.) e está exposta a infrações, multas, indenizações cíveis e criminais, execuções trabalhistas e previdenciárias, entre outras.

Cada vez mais as empresas precisam se atentar à qualidade da informação, dos controles e processos internos para evitar possíveis contingências, especialmente nas áreas que mais tem exposição crítica imediata (como as declarações eletrônicas exigidas pelas normas trabalhistas, fiscais e contábeis) ou em que a negligência ou falta de informação a expõe a grandes contingências (como falta de atendimento às normas de saúde e segurança do trabalhador, ou inobservância de prazos de recolhimentos dos tributos exigidos nas operações).

Por não atentar a documentação relativa às transações operacionais, fazer negócios fora do objeto social, misturar o patrimônio particular dos sócios com o da empresa, cometer desvios, ou até mesmo, efetuar contratação de profissional insuficientemente qualificado, sofre com as consequências advindas dos rigores da lei.

No caso de riscos contábeis, fiscais, comerciais e societários, não basta que o contabilista apenas evite os procedimentos viciosos para não se configurar uma fraude; deverá ainda, manter em ordem a contabilidade da empresa e para isso deverá conciliar sua escrituração com documentos e os diversos relatórios dos demais setores que deram suporte aos lançamentos contábeis, elaborando planilhas, relatórios e controles de composição dos saldos existentes na contabilidade.

Recomenda-se o monitoramento regular das diversas atividades que geram contingências, através de mecanismos adequados, como:

1. Auditoria nas áreas contábil, fiscal, trabalhista, com especial atenção ao cumprimento das obrigações (como, por exemplo, a informação de tributos na nota fiscal).

2. Plano de redução de contingência, após a auditoria realizada, para afastamento dos riscos detectados.

3. Monitoramento regular das novas obrigações ou alterações que são exigidas no cumprimento das normas.

4. Treinamento intensivo das equipes responsáveis pelas rotinas operacionais (escrituração fiscal, contábil, gestão de RH, etc.).

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